Ohjeistus Suomen Onkologiayhdistys ry:n kokousjärjestelyistä
Suomen Onkologiayhdistys ry. / 12.1.2026
OHJEISTUS SUOMEN ONKOLOGIAYHDISTYS RY:N KOKOUSJÄRJESTELYISTÄ
Suomen Onkologiayhdistys ry. järjestää kokouksia jäsenistölleen ja syöpätautien alan hoitohenkilöstölle
vähintään kolme kertaa vuodessa. Tämän lisäksi järjestetään videoreferointeja kansainvälisistä
syöpäkongresseista ja satunnaisia eri kasvainryhmien kokouksia, jotka voivat olla moniammatillisia.
Tällä ohjeistuksella määritellään järjestelyiden vastuualueita yhdistyksen Tapahtumakoordinaattorin (T) ja
Paikallisen järjestelytoimikunnan (P) välillä
- Yhdistyksen nimissä järjestettävään tilaisuuteen tarvitaan aina hallituksen hyväksyntä. Käsittelyä varten
tarvitaan selkeä toimintasuunnitelma, tieteellinen ohjelma ja budjetti puoli vuotta ennen tilaisuutta
Onkologiayhdistyksen hallitukselle. - Tilaisuuden ensisijainen järjestelyvastuu käytännön asioissa on yhdistyksen
Tapahtumakoordinaattorilla
a. Neuvoteltuaan Pn kanssa T huolehtii tilojen varauksesta ja vastaa yhteydenpidosta tilojen vuokraajaan ja
kongressipalvelujen tuottajaan.
b. Kommunikointi palvelutarjoajiin päin hoidetaan ensisijaisesti Tn kautta Pa informoiden.
c. Koskee myös mahdollisia pre-/satelliittisymposiumeja silloin kun saumaton yhteistyö on tärkeää
kokousten sujuvuuden kannalta.
d. Pre-/satellittisymposiumia varten tarvitaan myös yhdistyksen hallituksen hyväksyntä. T kokoaa tilaisuuden
budjetin yhdessä P:n kanssa varattavien/varattujen tilojen ja menojen mukaan huomioiden todennäköiset
näyttely- ja osallistumismaksutulot. Tulot arvioidaan käytännössä edellisen vastaavan kokouksen tulojen
mukaisena.
T vastaa, että lääkemarkkinointiohjeita noudatetaan tilaisuuksissa, joissa osallistujina on myös muita kuin
henkilöitä, jotka työssään määräävät tai toimittavat lääkkeitä (Lääketeollisuuden eettiset ohjeet). - P:n vastuulla on toimittaa alustava tieteellinen ohjelma ja mahdollinen sosiaalinen ohjelma hyvissä
ajoin (8kk) onkologiayhdistyksen hallituksen sihteerille mm. näyttelyn myyntiä varten.